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A la Province

Mis en ligne le 07/12/2007

D'ici à 2010, l'administration électronique provinciale devrait être accessible à tous


En début de semaine, à la Maison de la Presse de Liège, les députés provinciaux Christophe Lacroix (finances, personnel, optimisation et simplification administrative…) et Julien Mestrez (informatisation…) secondés par Michel Beaulen, directeur en chef de la Cellule de coordination de l’Intranet (la photo ci-contre), ont expliqué, comment et pourquoi, d’ici 2011, l’ensemble des services provinciaux, mais aussi le citoyen, verront leurs démarches grandement facilitées, par le développement, entre autres de son système de gestion électronique des documents (GED). Une décision prise, le 14 novembre dernier par le Collège provincial.
Une province tournée vers le futur
Avec cette décision, la Province de Liège franchira un nouveau pas important dans le cadre de son développement informatique. L’institution provinciale, qui a déjà permis à chacun de ses employés de disposer d'un PC, du courrier électronique, d'un accès à Internet et de la téléphonie interne, se lance un nouveau défi, qui, à terme, devrait déboucher sur une efficacité de gestion non loin de l'excellence. Il faut aussi savoir que depuis 2002 tous les conseillers provinciaux des partis démocratiques, ont été dotés des outils (PC portables) leur permettant de suivre le travail du Collège pratiquement en temps réel.
Il reste que, dans le cadre de sa déclaration de politique générale 2006-2012, l'autorité provinciale a décidé, pour optimaliser encore le travail de l'institution, de s'engager dans une phase totale d'informatisation du processus décisionnel du Collège Provincial.
Une décision qui devrait permettre d'améliorer le traitement des dossiers, tant dans l'efficacité du cheminement administratif que dans la transparence de l'information et la rapidité du processus.
Comme l’explique Julien Mestrez : « La mise en application de la GED s'étalera sur 3 ans et représente un investissement financier de l'ordre de 1.000.000 €, un investissement relativement important qui devrait être non seulement rapidement amorti mais aussi rapidement rentable. ». La mise en application de la technique, après les phases de tests et les formations, est prévue pour fin 2008.

Que va-t-on y gagner ?

Pour le député provincial chargé de l’informatisation: « Nous étions face à un constat assez édifiant. Dans l'élaboration actuelle d'un dossier administratif mais aussi et surtout dans son cheminement administratif, on peut considérer aujourd'hui que 30 à 40 pc du temps est perdu dans la recherche de l'information, 70 pc de la connaissance d'un dossier est individuelle, en moyenne un document serait copié de 9 à 11 fois durant son périple administratif, le classement d'un document papier représente un coût de l'ordre de 18 €, une moyenne de 14 jours ouvrables de manipulations est nécessaire pour arriver à une décision sur un rapport présenté au Collège Provincial.
Vous comprenez dès lors qu'il fallait réagir pour remédier à cela. Aujourd'hui, une institution se doit de montrer l'exemple, on ne peut plus être laxiste, il faut soutenir l'administration pour qu'elle se modernise et devienne ce que le public attend d'elle. »
Ce sont des données tirées de l'expérimentation moyenne à la Province mais aussi des rapports du Gartner Group, données citées par le Ministère de la Communauté française de Belgique. Ces chiffres malheureusement exacts qui, compte tenu du volume de rapports présentés au Collège, représentent forcément un coût exceptionnel.
Pour Christophe Lacroix « La simplification qui sera obtenue par la mise en place de la gestion électronique des rapports au Collège Provincial générera donc de sérieuses économies en temps, en potentiel humain, en papier et en coût de transport. Mieux encore, la GED sera aussi un élément de premier plan par rapport à la préservation environnementale. Grâce à ce procédé, on évitera aussi les doublons, les pertes de documents et surtout on simplifiera considérablement la procédure, ce qui est une des priorités de l'Institution Provinciale ». Il affirme également qu’à terme, l’emploi ne sera nullement menacé.

D’autres avantages de la GED

Autre avantage de la GED, la traçabilité d'un dossier. Avec la gestion électronique informatisée, dès qu'un rapport sera envoyé dans le circuit hiérarchique, on pourra en temps réel savoir où le dossier se trouve, où il pose problème, en clair, où il convient de s'adresser lorsque l'on doit réactiver la machine si elle devait gripper.
Et pour le citoyen, Julien Mestrez ajoutera : « Le fait de procéder à cette étape de gestion informatisée ouvre des perspectives réelles pour le grand public. Ainsi, un peu à l'image de ce qui se passe déjà lorsque vous suivez un recommandé postal, un colis ou une commande diverse, vous pouvez, grâce à un code, savoir exactement où se trouve votre colis ou votre demande, c'est une réelle avancée qui limite de nombreux désagréments ».
Et Christophe Lacroix de conclure : « A terme, plus que probablement pour 2011 ou 2012, tout habitant de la Province de Liège pourra suivre l'évolution de sa demande (que ce soit une assistance en biotélévigilance, une demande de prêt, une aide financière pour une manifestation...) dès son arrivée à l'administration. Dans une seconde étape, on pourra aussi numériser et utiliser la GED pour la transmission de dossiers administratifs, la perception des taxes provinciales etc. etc ».
A terme, ce seront, l'ensemble des services provinciaux (2500 postes sont concernés) mais aussi 84 communes de la province et chaque citoyen (ayant accès à Internet, mais tout le monde peut y accéder via les bibliothèques, les centres culturels ou encore les cyber-espaces) qui seront reliés à l’institution provinciale.
La plupart des pays baltes (Lituanie, Estonie, Lettonie) s’y sont mis dès leur indépendance retrouvées début des années 90, alors pourquoi pas nous ? C’est juste un peu de changement dans les mentalités et une volonté d’y arriver.





Gaston LECOCQ